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介護事務所における会議・ミーティングの効率化

2022/04/15 16:07

介護の現場では、フロア会議や職員会議、主任会議、専門職別会議、サービス担当者会議など、たくさんの会議・ミーティングが行われています。一方、サービスは24時間体制で行われたり、出張・外出するスタッフもいるなど、一般的な会社組織に比べて会議に必要なメンバーを集めることは簡単ではないため、その分、会議・ミーティングの効率化が求められます。今後の更なる働き手不足も予想される中では、回数はより少なく、時間はより短く、限られた環境・人員の中で効率的に会議を開催・運営するスキルを磨いておきたいものです。

会議の役割・目的を明確にする

会議やミーティングは、サービス力の強化や課題解決、職場環境の改善といった目的に向けたアプローチの一環として行われますが、その種類や役割は一つではなく、「決定する」「共有する」「アイデアを出しあう」といった種類に大別できます。介護の現場においてはスタッフ間の日常的な申し送りから、特定のトラブルへの対策会議、事業所経営に関わるものまでさまざまな種類があり、特に「決定する」「共有する」を目的とする会議が多い点が特徴です。

次に重要なのは、会議のゴールを明確にすることです。議論の方向性が定まらず、話が方向転換を繰り返し、気付けば時間切れになる。こうした事態の原因の多くは、「設定される議題が曖昧なまま、とりあえず会議を行う」ことにあります。多くのスタッフの時間と労力を無駄にせず、しっかりとした成果を出すためには会議が始まる前に具体的な目標を設定することが重要です。「介助マニュアルの修正点を全て洗い出す」「利用者とのコミュニケーションを密にするアイデアを●個以上出す」「先の会議で決まった共有事項を参加者全員が理解したかを確認する」など、その都度目標を定め、且つ会議の時間内でしっかりと達成することで、「問題の先送り」や「時間の無駄」を避けることができます。

point 会議が始まる前に具体的な目標を設定する!

効率的な会議の進め方

次に、会議の具体的な進め方について解説します。一般的に、上長や責任者が議題を決め、会議中の進行も担当し、発言も最も多く行うといった例も見られますが、会議とは本来複数のメンバーが集まって話し合うことに意義があるものです。ですから参加メンバーに求められる役割も、その都度分担することで議論の質も高まります。

限られた回数・時間の中で会議の成果を最大化させるためには、特にファシリテーターの働きが重要です。事前にアジェンダを作成して参加者に共有したり、議論の方向性がずれた場合は修正したり、参加者に発言をうながすなど、単なる「司会進行」にとどまらない幅広い役割が求められます。
そのため、ファシリテーターにはある程度の知識やコツが必要ですが、役割分担を固定させるのではなく、会議ごとにローテーションさせてなるべく多くのメンバーに経験させることをおすすめします。会議の目的や進め方を具体的に考えるという経験によって、事業所スタッフ全体の参加意識や当事者意識が強まることが期待されます。

point ファシリテーターの働きが会議の成果を左右する

まとめ

会議やミーティングは「長時間拘束される」「自分の仕事時間が奪われる」など、ネガティブなイメージで捉えられることがありますが、多くのスタッフが関わる事業所を運営するうえでは避けて通ることはできません。今回紹介したようなポイントに注意しながら効率性を高められれば、スタッフの会議に対する参加意識も変わり、それが組織の課題解決力の向上にもつながります。まずは事業所のスタッフの規模や特性、環境に応じて、できるところから改善を進めてみましょう。

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